„Turiu visą dieną“ dažnai virsta „nieko nepadariau“. Šį daugeliui pažįstamą jausmą padeda įveikti laiko planavimo metodas, vadinamas timeboxing. Jo esmė – kiekvienai užduočiai iš anksto skirti aiškią trukmę. Tai ne tik padeda suvaldyti laiką, bet ir sumažina perfekcionizmą bei skatina greitesnį sprendimų priėmimą.
Kas yra time boxing?
Time boxing – tai laiko planavimo metodas, kai užduočiai ar veiklai iš anksto priskiriama konkreti laiko dėžutė (angl. box), t. y. tikslus laiko intervalas. Skirtingai nei laiko blokavimas, kuriame planuojama veiklos pradžia, čia svarbiausia – trukmė.
Pavyzdžiui, vietoj „rašyti ataskaitą pirmadienį 10–11 val.“, time boxing sako: „rašyti ataskaitą 45 minutes“. Metodas ypač veiksmingas, kai užduotys linkusios plėstis arba kai sunku nuspręsti, kada sustoti.
Kodėl šis metodas veikia?
Time boxing veikia psichologiškai dviem kryptimis:
- Apriboja laiką, todėl sumažėja perfekcionizmo spaudimas ir skatinamas produktyvus veiksmas.
- Sukuria aiškius rėmus, kurie padeda susikaupti ir išlaikyti dėmesį konkrečiai užduočiai.
Remiantis MIT tyrimų duomenimis, žmonės, dirbantys pagal laiko apribojimus, pasiekia efektyvesnių rezultatų nei tie, kurie turi neribotą laiką užduočiai atlikti. Šis principas dažnai taikomas Agile projektų valdyme ir vadinamas „time box scheduling“.
Kaip naudoti time boxing metodą kasdienybėje
- Įrašykite užduotį į planuoklį ar kalendorių ir šalia nurodykite jos trukmę (pvz., „ataskaita – 45 min.“).
- Nustatykite laikmatį – galite naudoti skaitmeninį laikmatį, pvz., mūsų laikmatį, kad laikotarpis būtų aiškus ir skaičiuojamas automatiškai.
- Baigę – sustokite. Net jei užduotis dar nebaigta, įvertinkite, ką pavyko padaryti ir ar verta skirti kitą „box’ą“.
- Apžvelkite dieną – stebėkite, kurios užduotys atitiko suplanuotą trukmę, kurios ne.
Time boxing padeda ne tik atlikti daugiau, bet ir geriau planuoti ateitį – su kiekvienu pasikartojimu geriau vertinsite, kiek laiko išties reikia užduočiai.
Kada verta rinktis time boxing?
Time boxing ypač tinka:
- kai užduotis nėra aiškiai apibrėžta ir gali „išsiplėsti“;
- kai linkstama prie perfekcionizmo ir per ilgo tobulinimo;
- kai reikia atlikti daug smulkių, bet būtinų darbų;
- kai sunku pradėti užduotį be „vidinio termino“;
- kai reikia sklandžiai įvertinti, kiek laiko kas iš tiesų trunka.
Šį metodą naudoja tokios kompanijos kaip Google, Atlassian, Basecamp – ypač planuodamos sprintus ar planavimo sesijas.
Kada time boxing gali neveikti?
Metodas gali kelti stresą, jei naudojamas per griežtai arba bandant kontroliuoti visas užduotis vienodu būdu. Jis gali būti netinkamas:
- kai reikia giluminio, nenutrūkstamo darbo (tuomet labiau tinka gilus darbas (angl. Deep work) arba laiko blokavimas);
- kai dažnai blaško kiti žmonės ar išoriniai veiksniai;
- kai dirbama komandoje, kur užduočių eiga priklauso nuo kitų.
Svarbu nepersistengti – time boxing nėra apie tai, kad būtum „efektyvus kiekvieną minutę“, o apie tai, kad aiškiai ribotum laiką ir taip išlaikytum produktyvumo ribas.
Time boxing ir Laiko blokavimas: koks skirtumas tarp šių metodų?
Nors šie metodai atrodo panašūs, jų pagrindinis skirtumas slypi planavimo logikoje:
| Laiko blokavimas | Time boxing | |
|---|---|---|
|
Fokusas |
Kada darau užduotį? (laiko intervalas kalendoriuje) |
Kiek laiko darau užduotį? (ribotas laikas) |
| Pritaikymas | Struktūruotai dienai, giluminiam darbui | Efektyvumui, kai užduotys išsiplečia |
| Lankstumas |
Mažesnis – reikia tiksliai laikytis plano |
Didesnis – galima pradėti bet kada |
| Tinka | Vadovams, kūrėjams, ilgoms sesijoms | Smulkioms užduotims, kai svarbu neperdegti |
Abu metodai gali būti taikomi paraleliai – laiko blokų planavimui dienos lygmenyje, o time boxing naudojimui užduočių viduje.
Ką verta atsiminti
Time boxing – tai lanksti, bet struktūruota laiko planavimo technika, kuri padeda greičiau pradėti, greičiau užbaigti ir išvengti perteklinio laiko skyrimo. Ji tinka tiek asmeniniams, tiek darbiniams projektams, ypač, kai svarbu kontroliuoti užduočių apimtį.
Jei jau naudojate "Pomodoro" arba Laiko blokavimo metodą, time boxing gali tapti natūraliu papildymu ar net alternatyva – ypač tada, kai reikia griežtesnio rėmo konkrečiai užduočiai atlikti.